Kennisbank
De maandprijs is ongeveer de helft van het verhaal. Eenmalige implementatie, datamigratie, koppelingen met een meerprijs, opleidingstijd, module-staffels, jaarlijkse indexatie en exitkosten bepalen de rest. Dit artikel zet de posten op een rij die buiten de hoofdofferte vallen en laat zien hoe je aanbieders vergelijkt op totaalkosten over drie jaar.
De maandprijs in een EPD-offerte is zelden wat je uiteindelijk betaalt. Eenmalige kosten, koppelingen met een aparte prijs, verloren declarabele tijd en jaarlijkse indexering bepalen samen minstens zoveel. De leverancier met de laagste maandprijs is daardoor zelden de voordeligste over drie jaar.
Naast de licentie rekenen veel leveranciers eenmalige kosten voor het inrichten van het systeem. Voor een solopraktijk ligt een standaardimplementatie tussen €500 en €2.500. Bij groepspraktijken van 2 tot 10 behandelaren loopt dit op tot €2.000 tot €10.000. Migratie vanaf een concurrerend EPD is vaak duurder dan een implementatie voor een nieuwe praktijk.
Sommige leveranciers schelden deze fee bij een overstap kwijt via een waiver, maar bieden dat zelden uit zichzelf aan. Let ook op de scope: implementatie op uurbasis zonder maximum is een open einde.
Het overzetten van historische dossiers is complex en kostbaar, en voor zorgaanbieders een van de belangrijkste redenen om een overstap uit te stellen. Migratie zit vaak in de implementatiefee, maar de vraag is niet alleen wat het kost, ook wat er precies meegaat. Dat verschilt sterk per systeem. Bij huisartsen levert de exportfunctie doorgaans drie standaardbestanden op: MEDOVD (.EDI), correspondentie (.ZIP) en een afdrukbare versie van het dossier (.PDF). Kan het ontvangende systeem de eerste twee importeren, dan gaat er veel mee; zo niet, dan blijft het PDF over en moet iemand de actieve episodes en medicatie handmatig overnemen. Bij sommige EPD's gaat de volledige historie mee via de open HL7 FHIR-standaard.
Een onvolledige migratie betaal je terug in handwerk of in een kijklicentie op het oude systeem. Vraag per gegevenssoort na wat er meekomt: dossiers, correspondentie, metingen, facturatiehistorie, bijlagen.
Een basislicentie is voor de meeste praktijken niet werkbaar zonder koppelingen. Die zijn soms standaard, soms een add-on:
De tijd die je team kwijt is aan een nieuw systeem wordt structureel onderschat. In kostenanalyses rond EPD-systemen wordt gerekend met gemiddelde opleidingskosten van €600 per gebruiker. De indirecte kosten wegen zwaarder: een training van twee uur wordt daar gewaardeerd op €425 per medewerker aan verloren declarabele tijd. Zulke posten vallen buiten het ICT-budget en verschijnen niet op een factuur, dus ook niet in je vergelijking, tenzij je ze er zelf bij zet.
Het prijsmodel bepaalt hoe je kosten meegroeien:
Bijna elk contract laat de leverancier de tarieven jaarlijks bijstellen, vaak per 1 januari op basis van de CBS-index voor cao-lonen per uur. Rekenvoorbeelden gaan doorgaans uit van 3% per jaar. Sommige voorwaarden staan daarnaast toe dat kostenstijgingen van lonen en toeleveranciers worden doorberekend, zonder dat je het contract mag ontbinden. Let op het ontbreken van een maximum: zonder cap weet je niet waar je over drie jaar staat.
Bij beëindiging moet je data beschikbaar blijven, al was het maar vanwege je bewaarplicht. In voorwaarden zie je bijvoorbeeld dat een leverancier op aanvraag binnen 30 dagen na beëindiging een databasedump levert, inclusief bijlagen in het oorspronkelijke formaat, en daarna alle gegevens wist. Die termijn is kort.
Sommige contracten kennen opzegboetes of opzegtermijnen van meer dan zes maanden, in de praktijk een drempel om te vertrekken. Ook administratieve posten staan in de voorwaarden: het offline halen en reactiveren van een systeem na een betalingsgeschil kan bijvoorbeeld ongeveer €500 kosten.
Tijdens de overgang betaal je vaak voor twee systemen tegelijk: het oude loopt door terwijl het nieuwe wordt ingericht. Reken die overlap mee, inclusief een eventuele kijklicentie voor je historie. Ook downtime hoort erbij: de tijd dat een systeem tijdens de omschakeling niet beschikbaar is, wordt in TCO-analyses expliciet als transitiekost meegenomen.
Een vergelijking op maandprijs zegt weinig. Vier stappen maken het beeld compleet:
Vraag elke leverancier om een opgave van de totale kosten over drie jaar, inclusief koppelingen, eenmalige fee, indexatiepercentage en opzegvoorwaarden.