Kennisbank
Bij een overstap naar een nieuw EPD moet je hele medische historie mee: dossiers, journaal, correspondentie en declaratiehistorie. De WGBO verplicht je die minimaal 20 jaar te bewaren. Dit artikel legt uit welke data mee moet, hoe conversie werkt, welk stappenplan en welke doorlooptijd realistisch zijn, en hoe je na migratie de volledigheid controleert.
Een overstap naar een nieuw EPD of HIS is geen kwestie van alleen de actieve patiënten overzetten. Als je uitsluitend de lopende dossiers migreert, loop je een onaanvaardbaar risico op dataverlies en schending van de bewaarplicht. Je bent als zorgaanbieder wettelijk verwerkingsverantwoordelijke en draagt de bewijslast voor de juistheid en volledigheid van de gemigreerde gegevens. Dit artikel beschrijft welke data mee moet, hoe de conversie verloopt en hoe je aantoonbaar zonder verlies overstapt.
De totale dataset is meer dan de patiëntenkaarten. Onderschat vooral de historische en administratieve gegevens niet. Neem in elk geval mee:
De plicht tot het voeren van een medisch dossier staat in de WGBO, artikel 7:454 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek. De algemene bewaartermijn bedraagt minimaal 20 jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging of toevoeging aan het dossier. Die termijn is dus dynamisch: elke nieuwe registratie verlengt hem. Er zijn uitzonderingen die een langere bewaring vereisen: bij chronische of erfelijke aandoeningen op grond van goed hulpverlenerschap, bij een lopende tuchtrechtelijke of civiele procedure, en bij minderjarigen, waar de termijn in de praktijk doorloopt tot het 39e levensjaar. Voor dossiers onder de Wmo geldt in beginsel een kortere termijn van 15 jaar.
Deze termijnen betekenen dat je ook dossiers van uitgeschreven en overleden patiënten moet meenemen of veilig moet blijven bewaren. Weigert een patiënt de overdracht van het dossier bij een praktijkoverdracht, dan blijft de bewaarplicht voor die historische gegevens bij de oorspronkelijke praktijkhouder rusten. Ook voor die niet-overgedragen dossiers moet je AVG-conforme bewaring garanderen gedurende de resterende looptijd.
De feitelijke overdracht van gegevens heet in contractuele zin conversie. In de huisartsenzorg verloopt de digitale overdracht via het gestructureerde dossieroverdrachtbericht, gebaseerd op XML- of JSON-datastructuren, waarmee gecodeerde gegevens zoals ICPC-episodes en medicatievoorschriften worden uitgewisseld. De NHG-Leidraad Dossieroverdracht schrijft voor dat er daarnaast altijd een menselijk leesbare PDF-kopie van het volledige dossier wordt meegezonden. Die PDF is het 'golden record': bij interpretatieverschillen of database-incompatibiliteit kan de arts terugvallen op de ongewijzigde, leesbare weergave.
Bij grootschalige praktijkmigraties leveren fabrikanten een database-export in een SQL-formaat of via een legacy-formaat zoals het Medoc-formaat. De conversie is complex door verschillen in datamodellen tussen pakketten. Elke conversie draagt een inherent risico op microscopisch dataverlies of datacorruptie, vooral bij vrije tekstvelden en gecodeerde parameters die in het doelsysteem een andere validatieregel kennen. Zulke fouten komen vaak pas maanden na de livegang aan het licht, wanneer een historisch dossier wordt heropend. Houd er verder rekening mee dat ongestructureerde documenten (oude Word- of PDF-bestanden) niet altijd automatisch te importeren zijn; een deel moet je handmatig koppelen.
De doorlooptijd hangt af van je omvang. Voor een kleine praktijk (0 tot 15 gebruikers) is dat circa 2 maanden, voor een middelgrote praktijk (15 tot 100 gebruikers) circa 3 maanden, en voor een grote instelling (100 tot 300 gebruikers) 4 tot 5 maanden. Een projectmatige aanpak in zeven fasen voorkomt verrassingen:
Langdurig twee systemen parallel gebruiken introduceert forse risico's. Dubbele registratie vergroot de kans op fouten en kan klinisch gevaarlijke split-dossiers veroorzaken, waarbij informatie verspreid raakt over twee systemen. Daarbij betaal je dubbele licentie- en hostingkosten. Beter is een read-only freeze: zet het oude EPD bij de go-live direct op alleen-lezen en gebruik een gerichte delta-migratie voor de laatste mutaties, zodat de periode van dubbele voering zo kort mogelijk blijft.
Ook de timing telt. Veel praktijken denken dat 1 januari het logische moment is, maar juist rond de jaarwisseling wijzigen polisvoorwaarden, treden nieuwe declaratieregels en bekostigingsmodellen in werking en is de bezetting minimaal. Plan de overstap liever in een operationeel rustige periode in het voor- of najaar, wanneer je team tijd heeft voor controle en training.
Zeg het oude systeem pas op nadat je een formeel verificatieprotocol hebt doorlopen. Vertrouw niet blind op de opleveringsverklaring van de nieuwe leverancier; de bewijslast ligt bij jou. Controleer minimaal:
De faalfactoren bij EPD-migraties zijn herkenbaar en te vermijden. Onderschatting van de datakwaliteit is de meest voorkomende: veel praktijken gaan ervan uit dat hun database clean is, terwijl velden inconsequent zijn ingevuld en dossiers incompleet zijn. Zonder opschoning vooraf leidt dat tot datacorruptie. Andere veelgemaakte fouten: subgroepen die tijdens de datamapping worden overgeslagen (aanmeldingen, inzorg, recent uitgeschreven patiënten), documenten die niet correct aan een zorgtraject gekoppeld worden, datumverschuivingen door formaatverschillen, en dubbele cliëntkaarten door gebrek aan unieke checks. Sla ook de declaratietests niet over: een technisch werkend EPD declareert niet automatisch correct, en zonder proefdeclaraties volgen in de eerste weken vaak massale afkeuringen met acute cashflowproblemen. Zorg ten slotte voor intern draagvlak en één dedicated projectverantwoordelijke.
Dek de risico's contractueel af bij zowel de oude als de nieuwe leverancier. De LHV ICT-Inkoopvoorwaarden bieden hiervoor een fundament. Van de oude leverancier eis je een volledige en onvoorwaardelijke data-extractie in een gangbaar, open formaat, inclusief bijlagen, financiële posten en logbestanden. Verder moet die de historische gegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn beschikbaar houden, bijvoorbeeld via een read-only archieflicentie, en de gegevens pas vernietigen nadat jij schriftelijk hebt bevestigd dat de migratie is geslaagd. Let op de opzegtermijnen: voor jou maximaal drie maanden, voor de leverancier minimaal twaalf maanden.
Van de nieuwe leverancier eis je een resultaatverplichting op de conversie, met volledigheid en integriteit als harde acceptatiecriteria. De software en hosting moeten aantoonbaar voldoen aan NEN 7510 en de AVG, en de logging aan NEN 7513. Vraag om een SLA met gegarandeerde beschikbaarheid en duidelijke hersteltijden, en leg vast dat remote support alleen na jouw expliciete toestemming plaatsvindt.