EPD voor ergotherapie: van DTE-screening tot declareren met PCL 077

Als ergotherapeut help je mensen hun dagelijkse activiteiten zo zelfstandig mogelijk te doen. Daaromheen liggen screening, verwijzingen, zorgtrajecten, declaratieregels, meetinstrumenten en verslaglegging. Deze pagina loopt die administratieve kern langs, op basis van Ergotherapie Nederland, Vektis, de NZa, het Zorginstituut en de zorgverzekeraars, en vertaalt die naar wat het vraagt van je EPD.

Directe toegang, screening en verwijzing

Voor ergotherapie heeft een patiënt meestal geen verwijzing nodig. Komt iemand zonder verwijzing binnen, dan voer je eerst een screening uit in het kader van Directe Toegankelijkheid Ergotherapie (DTE). Volgens de NZa is dat een kort contact waarin je de hulpvraag inventariseert, bepaalt of er een indicatie is voor verder onderzoek, nagaat of er geen contra-indicaties zijn en de patiënt informeert. Volgens Ergotherapie Nederland informeer je de huisarts, met toestemming van de patiënt, over de hulpvraag en de bevindingen.

Een verwijzing is nodig als de polisvoorwaarden dat eisen, of bij een eenmalig onderzoek op vraag van een arts. Een mondelinge verwijzing telt niet; leg hem digitaal of op papier vast. In de declaratie neem je de AGB-code van de verwijzer, het type verwijzing en de oorspronkelijke verwijsdatum op. Declareer je een screening of een onderzoek na screening, dan is er sprake van directe toegang en mag er juist geen verwijzer in de declaratie staan.

Vergoeding: tien uur per kalenderjaar

De basisverzekering vergoedt maximaal tien uur ergotherapie per kalenderjaar. Er geldt geen eigen bijdrage, wel valt de zorg onder het verplicht eigen risico. Voor kinderen onder de 18 jaar geldt geen eigen risico, en kinderen krijgen ergotherapie op dezelfde manier vergoed als volwassenen. Extra uren betaalt de patiënt zelf of komen uit een aanvullende verzekering.

Omdat je per kwartier declareert, telt elke zitting mee voor het jaarbudget. Zicht op de verbruikte uren per patiënt voorkomt verrassingen achteraf.

Declareren met prestatiecodelijst 077 en de diagnosecodelijst

Sinds 1 januari 2025 declareer je ergotherapie via de Generieke Declaratie Standaard (GDS). Voor ergotherapie is dat prestatiecodelijst 077. De prestaties volgen de NZa-beschrijvingen, van screening en intake tot individuele zittingen (regulier, kinder- en handergotherapie), groepszittingen en toeslagen voor behandeling aan huis, in een instelling of op de werkplek. Een paar regels om scherp op te zijn:

• Tijdseenheden: je declareert naar de werkelijk bestede tijd, in eenheden van een kwartier, afgerond naar de dichtstbijzijnde eenheid met een minimum van één.
• Diagnosecode: bij prestatiecodelijst 077 hoort diagnosecodelijst 013 (COD546-VEKT). Per prestatie neem je één diagnose op. Is die bij de start nog onduidelijk, dan declareer je pas na de definitieve diagnose.
• Zorgtrajectnummer: elk traject krijgt een uniek nummer in UUIDv4-formaat, dat je software aanmaakt. Een wijziging in diagnosecode of een nieuwe startdatum leidt tot een nieuw zorgtraject.
• Groepszittingen: de totale behandeltijd deel je door het aantal deelnemers, afgerond op kwartieren. Naast een groepszitting declareer je geen toeslag aan huis, in een instelling of op de werkplek.
• Correcties: een foutieve diagnosecode, behandelaar of zorgtrajectnummer herstel je door de prestatie te crediteren en opnieuw in te dienen.

Controleer voor je declareert de verzekeringsgegevens van de patiënt met een actuele COV-check via VECOZO.

Meetinstrumenten in de ergotherapie

Een veelgebruikt instrument is de Canadian Occupational Performance Measure (COPM). In een interview benoemt de patiënt de dagelijkse activiteiten die moeilijk gaan, kiest daaruit de vijf belangrijkste en scoort per activiteit de uitvoering en de tevredenheid. Door de COPM aan het begin en aan het eind van de behandeling af te nemen, maak je het effect zichtbaar vanuit het perspectief van de patiënt.

Anders dan bij fysiotherapie vonden we voor de eerstelijns ergotherapie geen landelijk verplichte set PROMs. Je EPD moet dus ruimte bieden om metingen per traject vast te leggen.

Verslaglegging volgens Ergotherapie Nederland en het Kwaliteitsregister Paramedici

Ergotherapie Nederland legt in de Richtlijn Verslaglegging Ergotherapie vast welke gegevens je vastlegt. De richtlijn geldt in elk werkveld en beschrijft de gegevens per fase van het behandelproces. Daarnaast werk je volgens de Beroepscode en gedragsregels ergotherapeut. Je dossier bevat dus de hulpvraag, bevindingen uit screening en onderzoek, een behandelplan met doelen, zittingsverslagen, evaluatie en rapportage aan huisarts of verwijzer.

Zorgverzekeraars vereisen registratie in het Kwaliteitsregister Paramedici als je ergotherapie met vergoeding wilt leveren. Voor herregistratie, elke drie tot vijf jaar, toon je werkervaring en deskundigheidsbevordering aan.

Wat dit betekent voor je EPD-keuze

Al deze eisen komen samen in je EPD. Let bij je keuze in elk geval op deze punten:

• Declareren via GDS met prestatiecodelijst 077 en diagnosecodelijst 013, in tijdseenheden van een kwartier.
• Zorgtrajectnummers in UUIDv4-formaat, met bewaking van de regels bij een nieuwe diagnose of startdatum.
• Vastleggen van directe toegang met screening, of van een verwijzing met AGB-code, type en verwijsdatum.
• Inzicht in het verbruik van de tien uur per kalenderjaar per patiënt.
• Een dossier dat de fasen van de Richtlijn Verslaglegging Ergotherapie volgt, met ruimte voor metingen zoals de COPM.
• COV-check via VECOZO en correcties door crediteren.
• Een open exportformaat, zodat je ook weer weg kunt.

Maira is live voor alle paramedici, ook voor ergotherapie. Dossier, agenda, declareren via VECOZO en het patiëntportaal zitten in elk pakket, en Maira helpt je bij het opstellen van verslag en behandelplan. Het dossier is gebouwd op FHIR, met export in FHIR R4. Maira is gecertificeerd voor NEN 7510 en ISO 27001, logt toegang volgens NEN 7513 en houdt data binnen de EU. Het overzetten van je gegevens en persoonlijke onboarding zijn inbegrepen; lees ook hoe je overstapt zonder dataverlies. Je start gratis tot je oude contract afloopt, met een maximum van 6 maanden, bij een overeenkomst van minimaal 24 maanden. Ondersteunend personeel is gratis. Prijzen beginnen bij € 150 per maand excl. btw voor Solo met 1 behandelaar; zie de prijzen en wat een EPD echt kost.