Kennisbank
Gewone e-mail is niet geschikt voor gezondheidsgegevens. NTA 7516 is de norm voor veilig mailen en chatten in de zorg: wat de norm eist, wat je leverancier regelt, wat je zelf moet vastleggen en hoe het zit nu de certificaten zijn ingetrokken en de opvolger NEN 7516 in de maak is.
Een uitslag mailen naar een patiënt, een verwijsbrief naar een collega, een vraag van een verzekeraar beantwoorden: e-mail is in elke praktijk dagelijks werk. Maar gewone e-mail is niet gebouwd voor gezondheidsgegevens. Berichten gaan onversleuteld over meerdere servers, komen soms bij het verkeerde adres terecht en blijven overal in mailboxen hangen. NTA 7516 is de Nederlandse norm die beschrijft waar e-mail en chat met persoonlijke gezondheidsinformatie wél aan moeten voldoen.
De norm geldt voor iedere organisatie die ad-hocberichten met persoonlijke gezondheidsinformatie uitwisselt via e-mail of chat. Dat zijn zorgaanbieders van solopraktijk tot ziekenhuis, maar ook gemeenten, zorgverzekeraars en juridische dienstverleners die met gezondheidsgegevens werken. Het gaat om ongestructureerde berichten: alles wat je los van een formele gegevensuitwisseling verstuurt, zoals een mail met een behandelverslag of een appje met een vraag over een patiënt.
De omvang van je praktijk maakt daarbij niet uit. Ook als solopraktijk verstuur je gezondheidsinformatie, en ook dan moet dat veilig.
Niet rechtstreeks. Anders dan NEN 7510, die in het Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders expliciet is aangewezen, staat NTA 7516 niet als verplichte norm in de wet. Toch kun je er in de praktijk niet omheen, en dat zit zo:
Kies je ervoor om helemaal geen gezondheidsinformatie te mailen of te appen, dan hoef je niets met de norm. Maar voor de meeste praktijken is dat geen realistisch scenario.
NTA 7516 telt 24 technische eisen en 5 beleidsmatige eisen, gegroepeerd rond vijf uitgangspunten: beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid, interoperabiliteit en gebruiksvriendelijkheid. Dat laatste is bewust een eis: beveiliging die zo omslachtig is dat mensen eromheen werken, beveiligt niets.
Voor de ontvanger, bijvoorbeeld je patiënt, betekent de norm concreet:
Interoperabiliteit is de eis die in de praktijk het meeste verschil maakt: oplossingen van verschillende leveranciers moeten met elkaar kunnen communiceren. Een bericht vanuit het ene veilig-mailen-systeem moet leesbaar aankomen bij een praktijk die een ander systeem gebruikt, zonder dat de ontvanger voor elke afzender een apart portaal met aparte inlog nodig heeft. Precies daar knelt het vandaag nog regelmatig.
De 24 technische eisen liggen vrijwel volledig bij je leverancier van veilige e-mail. Die moet onder meer gecertificeerd zijn voor ISO 27001 of NEN 7510 en de voorgeschreven koppelvlakken ondersteunen voor uitwisseling met andere leveranciers.
De 5 beleidsmatige eisen liggen bij jou. Als praktijk moet je:
Belangrijk om te weten: de eindverantwoordelijkheid blijft bij de praktijk, ook als je leverancier keurig aan alle technische eisen voldoet. Een certificaat van de leverancier ontslaat je niet van je eigen beleidsplicht.
Tot 2022 konden leveranciers zich laten certificeren voor NTA 7516. Per 15 mei 2022 heeft NEN al die certificaten ingetrokken: ze bleken in veel gevallen verstrekt op basis van onjuiste en onvolledige toetsing, en een geldig certificatieschema om leveranciers opnieuw te toetsen ontbrak. Dat betekent niet dat de norm is vervallen: de eisen gelden onverminderd.
Voor jou als praktijkhouder betekent het wel dat je niet blind op een keurmerk kunt varen. Vraag je leverancier waar die aantoonbaar aan voldoet: welke eisen van NTA 7516 zijn ingevuld, welke ISO 27001- of NEN 7510-certificering is er, en hoe is interoperabiliteit met andere leveranciers geregeld.
NEN werkt sinds 2024, in opdracht van het ministerie van VWS, aan de opvolger van de norm: NEN 7516, met aparte technische afspraken voor veilige e-mail en voor veilige chatapplicaties (NTA 7532). De nieuwe norm moet ook buiten de zorg toepasbaar worden en de certificering van leveranciers terugbrengen, zodat je als praktijk weer op een toetsbaar keurmerk kunt vertrouwen.
Tot de opvolger definitief is, blijft NTA 7516 de geldende afspraak. Wachten op de nieuwe norm is geen reden om veilig mailen uit te stellen: de onderliggende verplichting uit de AVG geldt nu al.
Veilig mailen hoeft geen apart project naast je EPD te zijn. Steeds meer systemen leveren beveiligde communicatie met patiënten als onderdeel van het dossier, zodat berichten en behandelinformatie op dezelfde beveiligde plek staan. Waar je ook voor kiest: regel het voordat een verkeerd geadresseerde mail je ertoe dwingt.