Op een dag valt er een mail in je inbox: je EPD-leverancier is overgenomen. Vaak klinkt dat positief, met woorden als investering, groei en innovatie. Voor jou als praktijkhouder is de belangrijkste vraag simpel: wat gebeurt er met mijn dossier, mijn contract en mijn kosten? Dit artikel zet op een rij wat een overname betekent, welke rechten je hebt en wat je nu al kunt controleren.
Wat er speelt: samenvoegen in EPD-land
De markt voor zorgsoftware consolideert al jaren: een beperkt aantal partijen krijgt een steeds groter deel in handen. Investeerders, waaronder private-equitypartijen, kopen meerdere leveranciers op en voegen ze samen tot één groep. Dat kan kapitaal en kennis opleveren, maar er zijn bekende risico's voor de gebruiker:
- Prijsstijging: een nieuwe eigenaar stuurt vaak op hogere marges, wat de abonnementskosten opdrijft.
- Andere koers: de productontwikkeling verschuift naar wat de groep commercieel uitkomt, niet per se naar wat jouw discipline nodig heeft.
- Uitfaseren en migratiedwang: bij het samenvoegen kan een eigenaar besluiten een EPD te stoppen en gebruikers naar een groepsstandaard te laten overstappen, met de bijbehorende transitiekosten en druk op je team.
Een deel van de bekende eerstelijns-EPD's is inmiddels in handen van dezelfde eigenaren. We maakten per systeem een feitelijke vergelijking met Maira, zodat je ziet hoe ze zich verhouden op prijs, dataportabiliteit en contractvoorwaarden: Incura, FysioRoadmap, CRS en Evry.
Wat er verandert bij een overname
Juridisch verandert er minder dan je misschien vreest, maar de details bepalen je speelruimte:
- Je contract blijft gelden. De nieuwe eigenaar treedt in de rechten en plichten van de oude; lopende afspraken vervallen niet zomaar.
- Je data mag mee naar de nieuwe entiteit, mits dat volgens de AVG gebeurt. Dat staat meestal al in de privacyvoorwaarden die je ooit accepteerde.
- Prijzen en voorwaarden kunnen wijzigen. Jaarlijkse indexatie (vaak een CBS-index plus een opslag) is gebruikelijk. Bij wezenlijke wijzigingen moet je vooraf geïnformeerd worden, en soms geeft dat recht op kosteloos opzeggen vóór de ingangsdatum.
- Je opzegtermijn is bepalend. Die loopt in de praktijk uiteen van twee weken tot drie maanden vóór het einde van een contractperiode. Weten wanneer je zonder boete weg kunt, is je belangrijkste onderhandelpositie.
Je recht op je eigen data
Bij een overname wordt de vraag urgent hoe makkelijk je gegevens meekunnen. Twee dingen lopen hier vaak door elkaar:
- Dataportabiliteit (AVG artikel 20): een patiënt heeft recht op zijn gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. Dat geldt voor gegevens die de patiënt zelf heeft aangeleverd of door zijn handelen zijn ontstaan, niet voor door de leverancier afgeleide analyses.
- Verwerkersovereenkomst: die regelt de teruggave van al je praktijkdata bij het einde van het contract. Dit is de afspraak tussen jou en de leverancier, los van het patiëntrecht.
Lees hoe die overeenkomst en de bijbehorende contractvalkuilen werken in vendor lock-in bij EPD's.
Belangrijk om te weten: er is geen algemene wettelijke plicht voor leveranciers om systemen technisch volledig op elkaar aan te sluiten. Ze moeten gegevens in een bruikbaar formaat aanleveren; directe verzending van de ene naar de andere leverancier hoeft alleen "indien technisch mogelijk". Het verschil tussen een open, machineleesbaar exportformaat en een platte Word- of Excel-dump bepaalt daarom hoeveel handwerk een overstap kost. Wat een open formaat als FHIR hier betekent, lees je in FHIR uitgelegd voor praktijkhouders.
Wat in je exitplan hoort
Een exitplan is de huwelijkse voorwaarden van je EPD-contract: het regelt hoe je uit elkaar gaat, vóórdat het zover is. Wat erin thuishoort:
- Datateruggave: in welk formaat je je gegevens terugkrijgt, binnen welke termijn, en dat de leverancier meewerkt aan de overdracht (bijvoorbeeld een overgangsperiode van 30 dagen).
- Kosten vooraf vastgelegd. Zonder afspraak vooraf kan een vertrekkende leverancier zijn reguliere tarieven rekenen, of in het uiterste geval de toegang blokkeren zodra het gebruiksrecht eindigt.
- Continuïteit bij faillissement: een regeling via een onafhankelijke stichting die de dienst nog een half jaar tot een jaar laat doordraaien, of een escrow waarbij toegang tot de hostingomgeving of broncode is veiliggesteld.
Signalen en checklist
Let op deze signalen dat een overname jou raakt:
- een aankondiging van een nieuwe investeerder of moederbedrijf;
- plotselinge wijzigingen in de roadmap of het uitfaseren van vertrouwde functies;
- een prijsverhoging bovenop de normale inflatiecorrectie.
En dit controleer je dan, het liefst nu al voordat het speelt:
- Opzegtermijn: wanneer is het eerstvolgende moment dat je zonder boete kunt opzeggen?
- Exportformaat: kan je systeem exporteren in een formaat dat een ander EPD kan inlezen, of alleen in platte bestanden?
- Exportkosten: zijn er vaste tarieven afgesproken voor migratie, of gelden de reguliere tarieven van de leverancier?
- Migratiepad: biedt de nieuwe eigenaar een duidelijk, ondersteund pad, en tegen welke voorwaarden?
Een overname hoeft geen ramp te zijn. Maar de praktijken die er rustig onder blijven, zijn de praktijken die vooraf weten hoe ze eruit kunnen. Wil je die stap concreet voorbereiden, lees dan overstappen zonder dataverlies en controleer waar je patiëntgegevens nu staan.
